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Gmail-Zeitzone beim Senden planen: Richtig umrechnen

Wenn du dich fragst, wie die Gmail-Zeitzone beim zeitgesteuerten Senden funktioniert, hier die Kurzfassung: Datum und Uhrzeit, die du im Dialog „Senden planen“ auswählst, beziehen sich auf deine eigene Ortszeit, also die Zeitzone, auf die dein Computer oder dein Handy gerade eingestellt ist. Gmail weiß nicht, wo der Empfänger sitzt, und passt nichts für ihn an. Wenn eine E-Mail um 9:00 Uhr in Sydney ankommen soll, während du in Berlin sitzt, musst du selbst umrechnen und die Berliner Uhrzeit eintragen, die dieser Ortszeit entspricht. Im Rest dieses Artikels zeige ich dir, wie du dabei nicht an der Sommerzeit scheiterst, wie du eine geplante E-Mail abbrichst oder änderst und wie du herausfindest, wann deine Kontakte tatsächlich Mails lesen, statt zu raten.

Wie die Gmail-Zeitzone beim geplanten Senden funktioniert

Die eingebaute Terminierung von Gmail ist kostenlos und funktioniert in der Webversion und in den mobilen Apps. Für die meisten Menschen ist sie das richtige Werkzeug, und es lohnt sich, ihr Verhalten zu kennen, bevor du etwas darüber stülpst.

Einige Punkte solltest du wissen:

  • Die Auswahl zeigt deine Zeit, nicht die des Empfängers. Wenn du auf „Datum und Uhrzeit auswählen“ klickst, siehst du die lokale Zeit deines Geräts. Ein Feld für die Zeitzone des Empfängers gibt es nicht.
  • Der Sendezeitpunkt ist nach der Bestätigung fix. Plant du eine Nachricht für 15:00 Uhr und reist danach in eine andere Zeitzone, geht die Nachricht trotzdem zum ursprünglichen Zeitpunkt raus. Sie wandert nicht auf 15:00 Uhr an deinem neuen Standort.
  • Die Vorschläge sind allgemein gehalten. Die Schnelloptionen von Gmail, etwa „Morgen früh“ oder „Montag früh“, basieren ebenfalls auf deiner Uhr. Sie sind bequem, aber nicht auf die Person zugeschnitten, an die du schreibst.
  • Geplante Nachrichten liegen im Ordner „Geplant“. In der Webversion findest du ihn in der linken Seitenleiste, in der App über das Menü. Dort kannst du alles prüfen, abbrechen oder bearbeiten, was noch nicht verschickt wurde.
  • Es gibt eine Obergrenze. Gmail begrenzt, wie viele E-Mails gleichzeitig geplant sein dürfen. Laut der Google-Hilfe liegt diese Grenze derzeit bei 100. Das ist relevant, wenn du eine größere Menge vorbereitest.

Weil sich nichts automatisch anpasst, ist der einzig verlässliche Weg dieser: Zuerst die ideale Ortszeit des Empfängers festlegen, dann in deine eigene Zeit umrechnen und diesen Wert eintragen.

Zeitzonen ohne Fehler umrechnen

Die meisten Fehler bei der Planung liegen nicht an Gmail selbst. Sie entstehen, wenn man die Zeitzonenrechnung im Kopf macht und die Sommerzeit falsch einschätzt. Hier ist eine Vorgehensweise, die das vermeidet.

Schritt 1: Die Zielzeit des Empfängers festlegen, nicht den Abstand

Starte mit der Frage „Wann soll die Nachricht bei ihm ankommen?“ und nicht mit „Wie viele Stunden liegt er vor oder hinter mir?“. Zeitverschiebungen ändern sich in vielen Ländern zweimal im Jahr, und zwar nicht überall am gleichen Datum. Europa und Nordamerika stellen zum Beispiel nicht am selben Wochenende auf Sommerzeit um und wieder zurück. Berlin liegt deshalb in den meisten Wochen des Jahres sechs Stunden vor New York, in den wenigen Wochen im März und im Herbst, in denen nur eine der beiden Regionen umgestellt hat, nur fünf Stunden. Eine feste Regel wie „er ist sechs Stunden zurück“ stimmt also zeitweise nicht.

Schritt 2: Für das konkrete Datum umrechnen

Nutze ein Werkzeug, das das Datum berücksichtigt, nicht nur die Stadt:

  • Gib in eine Suchmaschine etwas ein wie 9 Uhr Sydney-Zeit am 28. Oktober in Berlin. Das Ergebnis berücksichtigt die Sommerzeit an diesem Datum.
  • Oder nutze Google Kalender: Öffne einen neuen Termin, setze die Startzeit und wähle über die Zeitzonen-Option die Zeitzone des Empfängers aus. Unter den Kalendereinstellungen kannst du außerdem die Weltzeituhr aktivieren, damit du ein paar Städte in der Seitenleiste im Blick behältst.
  • Wenn du das oft machst, führe eine kurze Liste mit den Städten deiner regelmäßigen Kontakte, nicht mit deren Zeitverschiebungen. So kannst du schnell nachsehen.

Schritt 3: Die umgerechnete Zeit in Gmail eintragen

  1. Schreibe deine E-Mail wie gewohnt.
  2. Klicke neben der Schaltfläche Senden auf den kleinen Pfeil nach unten. In der App tippst du oben rechts auf die drei Punkte.
  3. Wähle Senden planen.
  4. Klicke auf Datum und Uhrzeit auswählen statt auf einen Vorschlag.
  5. Trage das Datum und deine Ortszeit ein, die der Zielzeit des Empfängers entspricht.
  6. Klicke auf Senden planen.

Die Bezeichnungen können je nach Sprache deines Gmail-Kontos leicht abweichen. Wenn du sie anders siehst, orientiere dich an der Reihenfolge.

Wenn du später etwas ändern musst, öffne den Ordner Geplant, klicke auf die Nachricht und wähle Senden abbrechen. Die E-Mail landet wieder in den Entwürfen, wo du sie bearbeiten und neu planen kannst.

Schritt 4: Den Wochentag gegenprüfen

Wer die Datumsgrenze überquert oder spät am Abend plant, kann erreichen, dass die Nachricht beim Empfänger auf einen anderen Kalendertag fällt. Eine Mail, die „Montagmorgen“ in Tokio ankommen soll und in Los Angeles geschrieben wird, muss in der Regel schon am Sonntagnachmittag Ortszeit in Kalifornien abgeschickt werden. Sprich vor der Bestätigung den Wochentag und die Uhrzeit des Empfängers laut aus. Das fängt mehr Fehler ab, als man erwartet.

Den Versandzeitpunkt wählen, an dem tatsächlich gelesen wird

Richtig umzurechnen löst nur die halbe Aufgabe. Die andere Hälfte ist, eine Zeit zu finden, die für den Empfänger wirklich günstig ist. Einige praktische Richtlinien:

  • Ziele auf den Beginn seines Arbeitstags, nicht auf die tiefe Nacht. Eine E-Mail, die um 3:00 Uhr Ortszeit eintrifft, liegt unter allem, was vor dem Arbeitsbeginn eingeht. Zwischen etwa 8:00 und 10:00 Uhr ist sie meist ganz oben, wenn er zum ersten Mal nachsieht.
  • Denke an seine Woche, nicht an deine. Wochenenden und Feiertage unterscheiden sich von Land zu Land. In manchen Ländern ist der Freitag ein Arbeitstag, in anderen nicht. Wenn du unsicher bist, reicht eine kurze Suche nach den gesetzlichen Feiertagen des Landes.
  • Vorsicht mit Terminen, die du selbst als Ausgangspunkt nimmst. Viele planen „für Montag 9:00 Uhr“, weil sie so ihre Woche strukturieren. Für den Empfänger kann der Montagmorgen aber die volle Posteingangsstunde sein. Dienstag bis Donnerstag am Vormittag sind ein vernünftiger Standard, wenn du keine besseren Informationen hast.
  • Frag, wenn es passt. Bei einer laufenden Geschäftsbeziehung nimmt ein kurzer Satz wie „Passt dir eher der Vormittag oder der Nachmittag für solche Mails?“ das ganze Raten weg.

Die Einschränkung bei all dem: Es bleibt eine fundierte Vermutung. Du gehst von einem Lesezeitraum aus, der sich aus Standort und Berufsart ergibt. Wenn du regelmäßig dieselben Personen anschreibst, ist es deutlich besser, ihre tatsächlichen Gewohnheiten zu kennen.

Wann Empfänger deine E-Mails tatsächlich öffnen

Hier kommt das Öffnungs-Tracking ins Spiel. Statt anzunehmen, dass ein Kontakt in Hamburg um 9:00 Uhr liest, kannst du sehen, zu welchen Zeiten deine früheren Mails an ihn tatsächlich geöffnet wurden, und die nächste entsprechend planen. Wer regelmäßig um 7:15 Uhr vor dem Arbeitsweg öffnet oder um 21:00 Uhr, wenn die Kinder schlafen, nennt dir sein bevorzugtes Zeitfenster, ohne ein Wort zu sagen.

Zestmail für Gmail ist eine Chrome-Erweiterung, die Gmail um diese Funktion erweitert. Sie zeigt an, ob und wann ein Empfänger eine Nachricht geöffnet hat. Dabei filtert sie deine eigenen Öffnungen und typische Bot-Öffnungen heraus, damit die angezeigten Zeiten eher von einer echten Person stammen. Außerdem gibt es eine eigene geplante Versandfunktion neben der von Gmail. Eine Seitenleiste in Gmail zeigt dir die Historie eines Kontakts, sodass du das Eingabefenster nicht verlassen musst, um eine Zeit festzulegen. Die Erweiterung und die Website sind nur auf Englisch verfügbar.

Ein einfacher Ablauf für wiederkehrende Kontakte:

  1. Sende die ersten paar E-Mails zu einer vernünftig geschätzten Zeit, mit den oben beschriebenen Umrechnungsschritten.
  2. Nach einer oder zwei Wochen schaust du dir die Öffnungszeiten dieses Kontakts an. Notiere die Stunde in seiner Ortszeit, in der sich die Öffnungen häufen.
  3. Plane künftige Mails so, dass sie kurz vor diesem Zeitfenster ankommen.
  4. Prüfe gelegentlich erneut. Menschen wechseln Jobs, Routinen und manchmal auch die Zeitzone.

Zwei ehrliche Einschränkungen. Erstens ist Öffnungs-Tracking nie vollkommen genau. Es beruht darauf, dass beim Anzeigen der E-Mail ein winziges Bild geladen wird. Empfänger, die Bilder blockieren, oder Dienste wie Apple Mail Privacy Protection, die Bilder über einen Proxy vorab laden, können falsche oder fehlende Öffnungen erzeugen. Betrachte die Daten als starken Hinweis, nicht als Beweis. Zweitens senden einige Funktionen von Zestmail deinen Entwurf zur Verarbeitung an den Server von Zestmail. Wenn das für deine Organisation wichtig ist, lies die Beschreibung und die Einstellungen der Erweiterung. Zestmail fordert keine Berechtigung an, deinen Gmail-Posteingang zu lesen.

Versand an eine Liste über mehrere Regionen

Wenn du nicht eine Person, sondern eine Gruppe anschreibst, etwa einen Newsletter an Kunden in Deutschland, den USA und Asien, passt ein einzelner Sendezeitpunkt für die meisten nicht. Die praktische Lösung ist, die Liste nach Regionen aufzuteilen und pro Region einen Stapel zu planen, der am lokalen Vormittag ankommt.

Mit Gmail allein heißt das: die E-Mail dreimal verfassen oder den Entwurf kopieren, jeweils die Adressen einer Region eintragen und jede Kopie zur umgerechneten Zeit planen. Das funktioniert, ist aber mühsam, und die Zahl der Empfänger pro Nachricht ist durch die eigenen Versandregeln von Gmail begrenzt.

Der Seriendruck von Zestmail aus einer Google-Tabelle (Google Sheets) passt hier gut: Lege pro Region ein Tabellenblatt an oder ergänze eine Spalte für die Region und filtere sie. Führe den Seriendruck für jede Region aus und kombiniere das mit dem geplanten Versand für den Vormittag dieser Region. Jeder Empfänger bekommt dann eine eigene E-Mail statt einer Gruppennachricht. Das Öffnungs-Tracking zeigt dir anschließend, welcher regionale Sendezeitpunkt am besten funktioniert hat. Der kostenlose Tarif erlaubt bis zu 20 E-Mails pro Tag, und die versendeten Mails enthalten einen kleinen Hinweis „Sent with Zestmail“. Pro kostet 9 US-Dollar pro Monat oder 69 US-Dollar pro Jahr, mit einer kostenlosen Testphase von 7 Tagen. Details findest du auf der Preisseite. Beachte auch hier, dass die Erweiterung und die Website nur auf Englisch verfügbar sind.

Kurze Checkliste vor dem Klick auf „Senden planen“

  • Die eingetragene Zeit ist meine Ortszeit, umgerechnet aus der Zielzeit des Empfängers.
  • Ich habe für das konkrete Datum umgerechnet, damit die Sommerzeit berücksichtigt ist.
  • Der Wochentag beim Empfänger stimmt (besonders bei späten Abendversänden nach Asien-Pazifik oder frühen Morgenversänden nach Amerika).
  • Die Zielzeit liegt in seinen Arbeitszeiten, möglichst am Vormittag.
  • Wenn ich Öffnungsdaten zu diesem Kontakt habe, habe ich sie statt einer Vermutung genutzt.
  • Bei einer Liste über mehrere Regionen habe ich den Versand nach Region aufgeteilt, statt allen dieselbe Zeit zu geben.

Wenn diese sechs Punkte stimmen, hört der Zeitzonenteil beim Planen auf, eine Fehlerquelle zu sein. Das geplante Senden von Gmail erledigt die Technik kostenlos. Die restliche Arbeit besteht darin, sorgfältig umzurechnen und, wo möglich, Annahmen über Lesegewohnheiten durch echte Öffnungszeiten zu ersetzen.